Hintergrund und Zielsetzung

Im Rahmen der 20. Jahreskonferenz der Kyjiwer Gespräche am 18. und 19. November 2025 sucht der Europäische Austausch einen professionellen Videodienstleister, um die Veranstaltung audiovisuell zu begleiten. Ziel sind hochwertige Bewegtbildinhalte für interne und externe Kommunikationszwecke.

Die Videoproduktion soll sowohl die Atmosphäre der Veranstaltung einfangen als auch zentrale Botschaften der ReferentInnen transportieren.

Leistungsumfang

Der/die AuftragnehmerIn übernimmt folgende Leistungen:

I. Produktion von Konferenzfilm

- Erstellung von insgesamt 1 Konferenzfilm und 1 Highlightreel (ca. 3 Minuten Länge, Anlieferung in Vertikal & Horizontal).

- Schnelle, dynamische Schnittfolge mit Musikuntermalung (unter Nutzung von lizenzfreier Musik).

- Integration von Corporate Identity-Elementen (z. B. Logo-Einblendungen, Farbkonzept, Typografie).

II. Statements / Interviews

- Aufzeichnung von ca. 10 Kurzinterviews/Statements mit ausgewählten ReferentInnen und Teilnehmenden (ca. 1–2 Minuten pro Statement) für den Konferenzfilm und als alleinstehende Reels/Shorts.

- Einbindung von Vor- und Abspann nach Corporate-Design-Vorgaben.

- Einbindung von Bauchbinden (Namenseinblendungen, Funktion, Organisation) – wird von dem Auftraggeber geliefert.

III. Postproduktion

- Filmschnitt, Farbkorrektur, Tonanpassung.

- Lieferung der Videos in gängigen Formaten (MP4, H.264, Full HD bzw. 4K nach Absprache).

- Abnahmeprozess inkl. einer Korrekturschleife je Video.

IV. Technik und Ausstattung

- Der/die AuftragnehmerIn stellt eigenes professionelles Equipment (Kameras, Stative, Tonaufzeichnung, Licht) bereit.

Rahmenbedingungen

- Veranstaltungsort: Schumannstraße 8, 10117 Berlin

- Veranstaltungsdatum: 18. und 19. November 2025

- Bereitgestellte Materialien durch Auftraggeber: Corporate Identity-Vorgaben (Logos, Farbwerte, Schriften), Bauchbinden, Ablaufpläne.

- Endprodukte: 1 Konferenzfilm, 1 Highlightreel sowie ca. 10 bearbeitete Interviewstatements.

Lieferfristen

- Rohschnitt des Konferenzfilms: innerhalb von 7 Werktagen nach Veranstaltung.

- Finalisierung aller Videos inkl. Korrekturen: spätestens 14 Werktage nach Veranstaltung.

VII. Anforderungen an den Auftragnehmer

- Nachweisbare Erfahrung in der Event- und Interviewvideografie.

- Referenzen vergleichbarer Projekte.

- Fähigkeit, unter Zeitdruck qualitativ hochwertige Inhalte zu liefern.

Abnahme und Rechte

- Alle erstellten Videos werden dem Auftraggeber in digitaler Form zur Verfügung gestellt.

- Sämtliche Nutzungsrechte (zeitlich, räumlich und inhaltlich uneingeschränkt) gehen nach Abnahme auf den Auftraggeber über.

Interessierte senden bitte:

- Angebot unter Angabe der anvisierten Kosten

- CV oder Referenzen (Portfolio, Website, etc)

- Steuernummer sofern verfügbar

Per email an: meier@european-exchange.org

Ablauf

Die Ausschreibung bleibt ab dem Datum der Veröffentlichung 21 Kalendertage lang offen (Frist: 6. Oktober 2025). Die eingereichten Angebote werden intern fortlaufend geprüft, und ausgewählte Angebote werden innerhalb von 5 Werktagen nach Ablauf der Frist zu einer Verhandlungs- und Klärungsrunde eingeladen.

Die endgültige Entscheidung wird auf der Grundlage einer Kombination aus technischer Eignung, Preisgestaltung und Servicequalität getroffen.

Kontakt für Rückfragen

Matthias Meier
Leiter Kommunikation
Europäischer Austausch gGmbH
Erkelenzdamm 59
10999 Berlin
Telefon: +49 30 616714640
E-Mail: meier@european-exchange.org