1. Hintergrund und Zielsetzung

Im Rahmen der 20. Jahreskonferenz der Kyjiwer Gespräche am 18. und 19. November 2025 sucht der Europäische Austausch einen professionellen Photodienstleister, um die Veranstaltung mit Photoreporting zu begleiten. Ziel sind hochwertige Fotos für interne und externe Kommunikationszwecke.

2. Leistungsumfang

Der/die AuftragnehmerIn übernimmt folgende Leistungen:

I. Photoreporting
- Erstellung von ca. 100 hochauflösenden Fotos während der Veranstaltung, darunter
- Horizontale Aufnahmen des Raumes und der Atmosphäre der Veranstaltung
- Portrait/Close-ups aller Referierenden

II. Postproduktion

- Farb- und Lichtkorrekturen für ein einheitliches Erscheinungsbild

III. Technik und Ausstattung

- Der/die AuftragnehmerIn stellt eigenes professionelles Equipment (Kamera, Objektive) bereit.

3. Rahmenbedingungen

- Veranstaltungsort: Schumannstraße 8, 10117 Berlin
- Veranstaltungsdatum: 18. und 19. November 2025
- Endprodukte: 100 hochqualitative Fotos

4. Lieferfristen

- Live-Bereitstellung der Fotos für live-Kommunikation während der Veranstaltung
- Anlieferung der finalen, editierten Fotos bis 5 Tage nach der Veranstaltung

5. Anforderungen an den Auftragnehmer

- Nachweisbare Erfahrung in der Event- und Interviewvideografie.

- Referenzen vergleichbarer Projekte.

6. Abnahme und Rechte

- Alle erstellten Videos werden dem Auftraggeber in digitaler Form zur Verfügung gestellt.

- Sämtliche Nutzungsrechte (zeitlich, räumlich und inhaltlich uneingeschränkt) gehen nach Abnahme auf den Auftraggeber über.

- Der Auftraggeber verpflichtet sich, den/die AuftragnehmerIn bei Nutzung der Fotos als Urheberin sichtbar zu machen („Foto: Vorname Nachname“)

7. Interessierte senden bitte:

- Angebot unter Angabe der anvisierten Kosten

- CV oder Referenzen (Portfolio, Website, etc)

- Steuernummer sofern verfügbar

Per email an: meier@european-exchange.org

8. Ablauf

Die Ausschreibung bleibt ab dem Datum der Veröffentlichung 21 Kalendertage lang offen (Frist: 6. Oktober 2025). Die eingereichten Angebote werden intern fortlaufend geprüft, und ausgewählte Angebote werden innerhalb von 5 Werktagen nach Ablauf der Frist zu einer Verhandlungs- und Klärungsrunde eingeladen.

Die endgültige Entscheidung wird auf der Grundlage einer Kombination aus technischer Eignung, Preisgestaltung und Servicequalität getroffen.

Kontakt für Rückfragen

Matthias Meier
Leiter Kommunikation
Europäischer Austausch gGmbH
Erkelenzdamm 59
10999 Berlin
Telefon: +49 30 616714640
E-Mail: meier@european-exchange.org